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挑選筆記軟體的經驗分享

筆記
個人的看法,筆記軟件在輔助文史研究上,潛力相當巨大,幾乎可以整個改變研究的習慣。簡單而言,善用筆記軟件,建立好的筆記系統,可以從采寫、存儲、調用、檢索、組織五個方面,大大節省人的精力。同時,由于資料在這個過程中被多次閱讀,經常能產生新的想法。這一點,是老一輩學者的卡片柜子所難以達到的。那么,如何利用常見筆記軟件(如OneNote、Evernote/印象筆記、為知筆記等)來組織自己的筆記系統呢?這個問題并不那么簡單。我也只是初入門。

為了讀者的方便,我會先說明我所設計的筆記方式,然后再說這個方式對應了什么樣的需求。

(一)筆記的工作流程
1.在讀書時采寫筆記

閱讀紙本書籍時,則可以用紙筆或OneNote/Evernote記錄。在頁面開頭寫下所讀書籍的書名、作者及出版信息。以下按條記錄,每一條開始前記錄頁碼,只記錄對自己有價值的內容的縮略或自己的想法、評論。需要摘抄原文時,一律使用手機/平板電腦上的掃描APP(ipad上我用的是Scanner Pro)同步到OneNote里。
閱讀PDF時,用OneNote/Evernote記錄。記錄縮略時與上面基本相同。需要摘抄時,直接截圖貼入OneNote頁面。
看到了有價值的網頁/微信鏈接頁面等,將頁面發送到pocket,再導入Evernote。

2.每天整理筆記
每天晚上整理當天筆記。
摘抄的內容已經變為OneNote里的圖片了,使用OneNote自帶的識別功能(“復制圖片中的文本”)導出文本,原圖片刪掉。將摘抄和縮略合并。
將今天的原始記錄(Evernote、OneNote、紙)全都錄入/復制到OneNote的“讀書筆記”(隨便起個名)筆記本里,按字母排列分區順序。然后給筆記逐條打tag,特別是史料,標明感興趣的方面、史料的地點及涉及的人物。這是按文獻篇目歸集的筆記。做完后,將OneNote里做好的筆記復制到Evernote里,給頁面也按需求打上tag。
另外要有一個“卡片條目”筆記本,主要是按興趣歸集的筆記,其中的分區是按照你所感興趣的問題設置的。可以將“讀書筆記”筆記本中的某一條連內容和tag一起貼到該分區的相關頁面。

3.調閱
工作時,若在自己的計算機前,則使用OneNote桌面端。若不在計算機前,可使用OneNote或Evernote的網頁端或平板電腦客戶端。

4.檢索
OneNote中將“查找標記”和搜索框(即在全文中搜索關鍵詞)結合使用。Evernote與此大致相同。

5.生成
在OneNote建一個“工作筆記”筆記本,這里面基本就是論文的草稿。把檢索到的筆記一條一條復制過來,按照章節、邏輯等方式分類,接著連綴成文即可。

6.備份
每隔一段時間,將OneNote里的“讀書筆記”筆記本導出為一組PDF和docx文件,然后找個移動硬盤放起來。

以下我們將解釋這個流程的用處。

(二)筆記功能的需求

對于中國史多數研究者而言,筆記的內容幾乎都是文字,錄音、圖像的保存和轉換相對來講不那么重要。于是我們的對象很明確,就是文字資料的處理。

我們不妨想想,以前學者怎么用卡片?制作卡片的時候,寫上資料的出處和簡單提示;整理卡片的時候,將相似的材料合并;調用卡片的時候,要打開柜子、按分類法和提示來翻找;最后根據出處來查找原文,甚至直接根據提示自己演繹幾句。這正蘊含著我們的需求:采寫、存儲、調用、檢索、生成。

采寫,即是對資料(論著或史料)的摘抄或縮略,也就是讀書時的筆記。具體而言,包括三種情況:
(1)讀的是紙本資料。縮略可能用紙面筆記尚不太麻煩,但大段摘抄則紙面就不劃算了,需要把有用的紙書頁面較為快捷地輸入到筆記中、并轉換為文本。
(2)讀的是電子書。需要把PDF頁面導入筆記中,并轉換為文本。
(3)讀的是網頁。其實近年來很多論文、短文和史料都有網頁版本,有的來自文史類網站如“中華文史網”等,有的干脆就來自微信公眾號。雖然不少清高之士對此不屑一顧,但由于社交媒體的興盛,大家每天都會讀到。需要把手機或計算機上的網頁內容“剪藏”(去掉邊欄、廣告和多余的圖片,并盡量簡化字體格式)到筆記中。

存儲,主要關注筆記的可導出與可攜帶性。老先生們可以一天不離開家,學生們總不能帶著卡片箱子去給老板取快遞、送材料吧。于是一個最基本的要求就是筆記得能同步到云端。然而云端的一個明顯的問題是,萬一網站被墻了/帳號被盜了/服務器抽風了怎么辦?于是我們需要這個平臺能夠把已有的筆記以不太難破解的方式導出,找個硬盤/光盤存起來備份。

調用,指的是讓你隨時進入工作狀態。假設這樣的場景:你老板打電話說九點來開會,你到了辦公室,空無一人;九點半給老板發短信,老板說馬上就到。你等到十一點,老板還沒來,正當你打算走人的時候,老板手拿公文包、身披大衣、西裝革履、風馳電掣地走到了走廊里,說:啊呀真不好意思,孩子發脾氣不讓走,讓你空等半天,我們先去吃飯吧。吃了個馬拉松的飯,聽老板講了半天革命家史,回來辦公室,談了一小時論文,才返回寢室/圖書館。這時已經是下午近三點,你人困馬乏,打個盹,白天就快過去了。恭喜你,又浪費了一天的時間。
這里的問題在哪?關鍵在于,你在老板辦公室里等著的時間沒有利用上。如果你能打開老板的計算機,登錄網頁版OneNote,又如果你隨身帶著一臺裝了Evernote的手機或者ipad mini,你完全可以立刻打開筆記軟件,整理過往的筆記,或者邊看手機里的電子書邊寫新筆記,這和你平時的工作狀態是類似的。作為學術共同體里最底層的生物,研究生總是不得不浪費大量的時間在交通、等候上,不可能隨時坐在自己的計算機前,故而隨時隨地調用筆記,非常重要。
此外,作為學生,有時還是要炫耀自己有“急智”的,要脫穎而出。比如開會、和別人談話、聽報告的時候,可能會迅速冒出一個問題,需要文獻支持。這時候如果你能方便地調用筆記、羅列資料,那么無疑對炫耀才學有些幫助。

具體而言,調用包括兩項:
需要一個比較好用的網頁版,以便在其他計算機上臨時調用。
需要多平臺移動端,以便在平板電腦/智能手機上調用。強調多平臺是因為你會換手機。
此外,還需要它能盡量穩定地上傳和下載。但這個事情在中國大陸很難辦。

檢索。如何加快檢索筆記的效率,這是世界級難題,而內含大量文言文的中文筆記的檢索效率,更是難上加難。特別地,由于中國史史料中同義詞太多,全文檢索的局限性很明顯。例如,你如何在全文檢索“司馬光”時,讓計算機把含有“溫公”二字的資料也加入到結果里?故而我們不能太指望現有的全文檢索技術,必須靠手動建立一個tag系統。換句話說,我們需要筆記系統能夠比較方便地給一條/一組記錄打標簽。
這里要強調,卡片柜是一個“分類”機制,相當于每張卡片只能有一個標簽。這是非常不便的,因為大多數史料都不只有一種屬性、一種用法。一條史料的標簽應該是很多個的,甚至連標簽也應該分類(人物標簽、位置標簽、屬性標簽、使用方法標簽等)。

檢索出來的結果,可以直接輸入到文本編輯軟件,進而連綴成文。

(三)筆記功能的建立
有了上面說的需求,就可以來說說如何建立功能了。
1.筆記平臺的選取
目前常見的筆記平臺其實有四個:微軟旗下的OneNote,Evernote,印象筆記(Evernote的中國版),為知筆記(或者叫Wiz)。其他的還有有道云筆記等,功能明顯不如Wiz,就不再細說了,大家類推即可。我只把它們和歷史學研究關系較大的優點和缺點簡單說一下。

OneNote。優點:和Office對接最好;不聯網時性能也穩定;導出備份較容易;文本編輯功能最好;正文可以打標簽。缺點:被墻干擾導致同步慢;ios和Android客戶端功能不大流暢;網頁剪藏功能差;存儲空間有上限(花錢買了Office365的話上限基本用不完)。
Evernote。優點:多平臺較流暢;剪藏插件功能好;不限總空間(按月限制流量);頁面可以打標簽。缺點:文本編輯功能較差;中央開會的時候會被墻;標簽不能分類;全文搜索要收費。
印象筆記。其實就是在中國單獨運營的Evernote。與2相比,優點是沒有被墻的問題,同步速度很快,收費賬戶價格便宜。缺點:服務器在中國(具體會有什么問題稍后再談)。(其他的小問題跟本文沒啥關系,不細說了。)
為知筆記。除了跟Office對接不如OneNote外,基本功能都非常好。缺點:服務器在中國。
故而我在此建議,對于不太會翻墻的人,請使用為知筆記;對于稍微懂點翻墻的人,我覺得OneNote和Evernote聯用效果最好。OneNote 的正文 tag 功能和分區功能適合寫大論文時組織史料長編,而Evernote的頁面tag功能適合簡單檢索。

(我不用為知筆記的原因有四。其一是我知道它的時候筆記已經記太多了。其二是為知筆記的WindowsPhone客戶端很不好用,而我恰好是一個WindowsPhone用戶。其三是它是中國公司,怕它哪天突然告訴我“某安局某辦公室告知我們,米華健曾經和某區獨立運動分子參加過同一會議,所以我們刪掉了服務器上全部關于此人的記錄,你的新清史筆記全沒了,別怪我們,誰讓你生在中國啦”,小鬼太多,怕了。這個問題在印象筆記中國版也存在。)

2.摘抄方式:Scanner Pro/Office Lens
縮略和評論因為是原創內容,必須自己來寫。但摘抄就不一定了。做筆記的同志們,一定都會對摘抄很頭疼,因為它會打斷閱讀的連續感。為此,我們需要盡量減少閱讀時花費時間抄東西。
取而代之的辦法,是將資料直接輸入到OneNote中。對于PDF而言,多數閱讀器都提供“快照”或“截圖”功能,粘貼進筆記頁面就好了。而對于紙書而言,我們需要一款掃描應用。ios上我比較推薦Scanner Pro,Windows Phone上則有Office Lens。它們可以把書頁拍下后自動拉伸、切邊、上傳,你只需要按住書、按按鈕就可以了。

記住,沒人愿意看和搜索圖片,高清大圖還會大大拖慢你下載和上傳的速度。因此上傳后請一定要記得用文字識別功能變成文字,以便日后閱讀、檢索。此外,對于網頁和社交媒體的內容,我們可以使用Evernote的“剪藏”插件(Chrome和Firefox上都有),將網頁一鍵去除廣告、邊欄,然后儲存下來。

3.標簽機制
前面已經說過了標簽功能的重要性。那么標簽機制如何建立呢?
兩款筆記軟件的標簽功能有一定區別。OneNote的標簽是打在正文里的,而且可以自定義分類。而Evernote是打給頁面的,只能命名標簽,不能給它分類。顯然,對于歷史研究者而言,史料都是碎片化的,一頁上往往會有很多條史料,故而前者比較適合拆開的使用方式,應該是我們日常工作的核心。
我認為對史料應該設置三組標簽。第一組是地點,為的是研究空間/地域/籍貫時檢索方便,第二組是人物,為的是建立人際關系網時檢索方便。第三組才是關鍵字等感興趣的角度。

4.題錄信息
推薦使用Firefox上兩款插件一起使用:Zotero和Zotfile。兩款軟件在網上均有較為全面的教程。在安裝之后,你可以直接從中國知網、豆瓣一鍵抓取論文和書籍的基本信息,不必手動錄入、導出。

5.存儲和備份
這也是一個很大的話題。我們只能先就著中國史研究的實際情況談談。由于國內的云服務始終處于很混亂的監管之下,誰也不知道現在具體應該遵守的規則是什么。(比如,讀書筆記保存在云端時有沒有敏感詞屏蔽?那樣的話是不是搞新疆研究的都不能用云服務了?)因此,定期備份筆記很重要。
簡單的備份,可以直接存在云端。在此我推薦微軟的OneDrive。第一,它和Windows的文件夾功能對接得最平穩。第二,它和OneNote是一家的,可以直接打開備份。第三,它是目前唯一一家在中國大陸基本還能使用的國外網盤,其他如Google Drive、Dropbox等都必須翻墻。
當然,再可靠的云服務,也比不了本地存儲,也就是自己的移動硬盤甚至光盤。在此我推薦OneNote導出為docx格式的功能,這樣你可以保存在自己的硬盤里。更保險的辦法是刻成光碟,能撐20年左右,只是編輯不方便。即使最糟的情況出現——微軟賬戶無法連接,Word和OneNote再也用不了,你只要有一個能打開docx的軟件如WPS之類就能繼續工作。
同理,紙本筆記也可以考慮保留。雖然它肯定不如OneNote上全面,但……萬一停電了呢?

另外,很多云服務可以同時作為文獻的存儲機制。最常見的應用方法,就是Zotero+Zotfile+OneDrive聯用的文獻管理機制。這個在網上有很成熟的教程,不再贅述。

6.平板電腦的選取
這個可行性有限,放最后說吧。我們看到,OneNote的使用,是這個系統的核心。如果我們能夠進一步提高閱讀器與OneNote的舒適感,則效果會更好。在此我鄭重推薦Surface Pro 3。它的觸控筆手感非常好,如果把文獻導入OneNote后,可以寫寫畫畫。這個閱讀體驗是很舒服的。

最后說一句,卡片當初能大行其道,關鍵在于史料不僅是碎片化地構成文章,也可以被碎片化地傳承下來。我們在閱讀前人論著時所做的讀書筆記,往往并不是簡單的“記錄大致內容”等著寫文獻綜述用。前人往往會提示很多重要的史料,注明了出處,我們只要將這些史料摘抄下來、放入筆記中,打好tag,雖然沒有讀到原書,但以后使用起來和自己親手抄得的史料并沒什么不同。這應該說是讀書筆記最重要的用途。

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